Event Brief
Brief tổ chức sự kiện doanh nghiệp: những thông tin cần chuẩn bị
Event Brief là tài liệu nền để doanh nghiệp và đơn vị tổ chức sự kiện thống nhất yêu cầu trước khi phát triển concept và báo giá. Nội dung brief cần đủ cụ thể để xác định phạm vi công việc, nhưng không thay thế kế hoạch sản xuất chi tiết.
01
Xác định mục tiêu và khách tham dự
Mục tiêu quyết định cấu trúc chương trình, nội dung và cách đánh giá kết quả. Brief nên nêu rõ sự kiện phục vụ hoạt động nội bộ, khách hàng, đối tác hay công chúng; đồng thời xác định quy mô và đặc điểm của nhóm tham dự.
- Mục tiêu chính và thông điệp cần truyền tải
- Đối tượng tham dự, số lượng dự kiến và khách mời đặc biệt
- Loại hình sự kiện và trải nghiệm mong muốn
- Tiêu chí dùng để nghiệm thu hoặc đánh giá kết quả
02
Cung cấp điều kiện tổ chức
Thời gian, địa điểm và hạ tầng hiện có ảnh hưởng trực tiếp đến phương án sản xuất. Nếu chưa xác định địa điểm tổ chức, doanh nghiệp nên nêu khu vực, sức chứa, yêu cầu di chuyển và các ngày có thể tổ chức.
- Ngày dự kiến, thời lượng và thời gian thi công
- Địa điểm đã chọn hoặc tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức
- Yêu cầu sân khấu, âm thanh, ánh sáng, LED và ghi hình
- Các hạng mục do doanh nghiệp hoặc đơn vị quản lý địa điểm cung cấp
03
Thống nhất ngân sách và quy trình phê duyệt
Khung ngân sách giúp phân bổ nguồn lực theo mức độ ưu tiên. Brief cũng cần ghi rõ người phụ trách, các mốc duyệt và nguyên tắc xử lý thay đổi để hạn chế phát sinh trong giai đoạn tiền kỳ.
- Khoảng ngân sách và tình trạng VAT
- Hạng mục bắt buộc và hạng mục có thể điều chỉnh
- Người duyệt nội dung, kỹ thuật và chi phí
- Mốc nhận đề xuất, ký hợp đồng và chốt sản xuất