Year End Party
Kế hoạch tổ chức Year End Party tại Đà Nẵng
Year End Party là sự kiện nội bộ dùng để tổng kết hoạt động, ghi nhận đóng góp và truyền đạt định hướng cho giai đoạn tiếp theo. Kế hoạch cần cân bằng nội dung doanh nghiệp, trải nghiệm khách tham dự và điều kiện vận hành thực tế tại địa điểm.
01
Xác định vai trò của chương trình
Một chương trình có thể gồm tổng kết, vinh danh, công bố định hướng và hoạt động giải trí. Doanh nghiệp nên xác định nội dung ưu tiên để kiểm soát thời lượng và tránh đưa quá nhiều mục tiêu vào cùng một kịch bản.
- Chủ đề và thông điệp của năm
- Cơ cấu khách tham dự và số lượng dự kiến
- Nội dung bắt buộc: phát biểu, vinh danh, trình chiếu hoặc biểu diễn
- Hình thức tiệc, thời lượng và yêu cầu tiếp đón
02
Khảo sát địa điểm tổ chức và hạ tầng
Địa điểm tổ chức cần được đánh giá theo sức chứa, tầm nhìn sân khấu, khả năng thi công và luồng phục vụ. Tại Đà Nẵng, thời tiết và phương án di chuyển cũng cần được tính đến nếu chương trình có khu vực ngoài trời.
- Sơ đồ bàn, lối vào, check-in, backstage và lối thoát hiểm
- Nguồn điện, tải trọng, chiều cao, âm thanh và giờ giới hạn
- Thời gian load-in, tổng duyệt và tháo dỡ
- Phương án mưa, gió hoặc thay đổi số lượng khách
03
Sản xuất và điều phối chương trình
Run of Show cần liên kết nội dung sân khấu với cue kỹ thuật, nhân sự và hoạt động phục vụ. Trước ngày diễn ra, các bên cần chốt phiên bản nội dung, đầu mối quyết định và phương án dự phòng cho những hạng mục có rủi ro cao.
- Kịch bản chương trình và cue âm thanh, ánh sáng, LED
- Danh sách nhân sự, nhà cung cấp và kênh liên lạc
- Kế hoạch rehearsal, đón khách và xử lý thay đổi
- Biên bản bàn giao, nghiệm thu và báo cáo sau sự kiện